Ведение документооборота с помощью профессиональной программы упрощает жизнь?

Документооборот составляет чуть ли не самый важный этап в учетной деятельности предприятия. Так как именно по документам определяется его успешность. Автоматизация документооборота позволяет упорядочить множество рутинных процедур, ускорить поиск любого документа, да не просто поиск его местонахождения, а еще одновременно и содержания. Если коротко описать суть программы, то ее можно представить как интерактивный единый реестр всех документов, которые были оформлены и зарегистрированы, по крайней мере, с момента установки программы точно.

Хотя и предыдущий реестр, пусть и в ином формате, будет использован по назначению – функция импорта, поддерживаемая программой для электронного документооборота, позволит мгновенно перенести все данные из них в автоматическом режиме, расставляя их сразу по соответствующим ячейкам.

В программе всего два блока – в одном задаются настройки документооборота, в другом он осуществляется. Настроечный блок состоит их трех папок.

В первой перечисляют те виды документов, которыми предприятие постоянно оперирует, например, договор, накладная, акт приема и др., во второй перечисляют все филиалы, склады, цеха, территориально удаленные, в третьей – персонал. Операционный блок состоит из двух папок. В одной – база контрагентов, в другой – база документов, к ним привязанная. База контрагентов содержит всех, с кем имеются подписанные документы и ведется, соответственно, документооборот. Все программы, включающие в себя управление документооборотом, вы сможете найти на сайте http://usu.by/.

В нее включены поставщики и клиенты, подрядчики и собственные предприятия, список которых был составлен в настроечном блоке. Всех участников базы можно сортировать по статусу, а внутри делить по категориям, чтобы удобнее было работать с «сегментированной аудиторией». Базой управляют несколько функций, в том числе оперативный поиск по первым буквам наименования контрагента или номеру его телефона, фильтрация данных в один клик по выбранному значению и множественная группировка, пример которой приведем в базе документов. Любого контрагента можно найти в мгновение ока, настолько высока скорость проведения операций при автоматизации деятельности.

База документов являет собой длинный перечень всей документации, которую можно дифференцировать по виду документа, контрагенту, дате регистрации. Каждому документу присвоен порядковый номер в реестре и уникальный при регистрации. И каждому выделено поле для ремарок. Чтобы найти какой-то, скажем, договор из этой базы, следует применить множественную группировку.

Например, сначала выбрать контрагента, договор с которым должно найти. Функция фильтра выбирает нам все документы, которые были оформлены за весь период работы с ним. Тогда выбираем вид документа, который ищем. Функция фильтра предоставляет нам все оформленные с контрагентом договоры.

Задаем нужный период по дате регистрации, и мы его нашли. При этом нашли сразу сканкопию, прикрепленную к профайлу документа, поэтому можно далее ничего не искать – текст перед глазами. Так работает база документов.

Чтобы зарегистрировать новый документ, следует открыть окно регистрации. Аналогичное окно регистрации есть и для добавления контрагента в базу для них, хотя окна отличаются содержанием, поскольку регистрационные данные разные в этих операциях, что вполне естественно. В окне для документа перечислены опции, заданные в реестре и перечисленные выше. Для добавления соответствующего значения в ячейках предусмотрены выпадающие списки с возможными вариантами ответов, только в случае даты регистрации представлен выпадающий календарь.

Контрагента, вторую сторону документа, указывают тоже из списка, но не из выпадающего, а непосредственно из самой базы. При клике на эту ячейку система перенаправляет в базу контрагентов. Включив поиск по наименованию, находим его и двойным щелчком мышки вводим в окно документа. Документ зарегистрирован, текст сохранен, сканкопия прикреплена.

Надо отдать должное программе, которая автоматически формирует документацию, оперируя данными в базах и приложенными к ней электронными бланками, гарантируя полное соответствие запросам.

Наши аналитики